TRƯỞNG NHÓM
Trưởng nhóm cần được lựa
chọn một cách nghiêm túc. Khi một thành viên được bầu/chấp nhận làm
trưởng nhóm, thành viên đó cần ý thức về trách nhiệm và quyền hạn của mình
đối với nhóm. Các thành viên khi bầu trưởng nhóm cũng cần phải có cùng nhận thức
về vấn đề này.
1. Vai trò của trưởng nhóm
có thể được chia thành hai vai trò chính: lãnh đạo và quản lý nhóm. Tùy vào mục
tiêu của nhóm mà đòi hỏi trưởng nhóm phải đáp ứng một trong hai hoặc cả hai vai
trò này.
2. Đối với vai trò lãnh
đạo, trưởng nhóm là người cần trả lời xác định được câu hỏi “What” (chúng ta
cần phải làm gì?) và “Why” (Tại sao chúng ta cần phải làm điều này). Đồng thời,
trưởng nhóm cũng là người duy trì sự công bằng trong nhóm, bao gồm khen/chê,
thưởng phạt. Khi có mâu thuẫn xảy ra, trưởng nhóm cần là người đứng ra phân xử
cuối cùng. Các thành viên cần tôn trọng quyết định của trưởng nhóm
3. Đối với vai trò quản lý,
trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm trong việc phân chia công việc một cách
công bằng. Tùy vào mức độ kinh nghiệm, kỹ năng và phong cách làm việc của
trưởng nhóm mà việc phân chia có thể diễn ra dưới hình thức thỏa thuận hoặc áp
đặt. Tuy nhiên, trưởng nhóm phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo
công việc được phân chia một cách nghiêm túc.
4. Một ngộ nhận thường thấy
đối với vị trí trưởng nhóm, đó là “trưởng nhóm phải là người giỏi chuyên môn
nhất”. Điều này là không hợp lý.
Tiêu chí để bầu chọn trưởng nhóm: tinh thần trách nhiệm và kỹ năng tương tác với con người là hai kỹ năng thiết yếu mà một người trưởng nhóm cần có. Trong đó tinh thần trách nhiệm là quan trọng nhất.
Tiêu chí để bầu chọn trưởng nhóm: tinh thần trách nhiệm và kỹ năng tương tác với con người là hai kỹ năng thiết yếu mà một người trưởng nhóm cần có. Trong đó tinh thần trách nhiệm là quan trọng nhất.
LƯU Ý ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN
TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM
1. Đảm bảo thông tin giữa
các thành viên được chia sẻ một cách minh bạch. Cần xây dựng cơ chế giao tiếp
và lưu trữ thông tin chung, mọi thông tin liên quan đến quá trình làm việc nhóm
cần được lưu trữ vào 1 nơi chung, nơi các thành viên đều có thể truy xuất được.
Các email liên hệ liên quan đến cả nhóm cần được forward để cả nhóm cùng đọc và
nắm tình hình.
2. Công việc được phân chia
một cách cụ thể. Các thành viên cần xác định và thống nhất với nhau về kết quả
trông đợi của nhiệm vụ được giao trước khi bắt tay vào làm. (Tham khảo thêm
nguyên tắc S.M.A.R.T) khi phân chia công việc.
3. Cần có buổi họp định kỳ,
diễn ra một cách cố định. Các thành viên phải thống nhất về lịch họp và tôn
trọng lịch họp. Trưởng nhóm là người quyết định hủy cuộc họp nếu cần thiết,
4. Nguyên tắc “Vẫn thực thi
dù không đồng thuận”. Các thành viên nhóm cần ý thức và nghiêm túc tuân theo
nguyên tắc này. Khi có vấn đề gì đó không hài lòng về việc phân chia công việc,
thành viên cần đưa ra cho tập thể, hoặc trưởng nhóm để thảo luận. Một khi tập
thể đã ra quyết định, cho dù thành viên vẫn không hài lòng với quyết định,
thành viên vẫn cần tôn trọng quyết định này và tìm cách thực thi quyết định
này.
VÀI TÍNH HUỐNG XẢY RA VÀ
CÁCH XỬ LÝ
1. Trưởng nhóm phải gánh
quá nhiều trách nhiệm
Tình huống một người được bầu làm trưởng nhóm, sau đó tự ôm đồm công việc cho mình là điều thường xảy ra. Để tránh điều này, cả trưởng nhóm và các thành viên cần xác định ngay từ đầu:
Tình huống một người được bầu làm trưởng nhóm, sau đó tự ôm đồm công việc cho mình là điều thường xảy ra. Để tránh điều này, cả trưởng nhóm và các thành viên cần xác định ngay từ đầu:
- Dù kết quả thành công hay
thất bại, trưởng nhóm sẽ phải là người nhận trách nhiệm cuối cùng cho mọi hoạt
động/nhiệm vụ diễn ra trong nhóm.
- Nếu trưởng nhóm phải đảm
nhiệm chức năng quản lý như đã đề cập ở trên, việc này đòi hỏi trưởng nhóm phải
dành thời gian và công sức để điều phối, theo dõi tiến độ, đốc thúc công việc,
… nên trưởng nhóm phải là người nhận ít nhiệm vụ hơn so với các thành viên còn
lại.
2. Các thành viên thường để
cho “nước đến chân mới nhảy”, chỉ hoàn thành nhiệm vụ khi sát deadline
Thông thường, để tránh tình
trạng này xảy ra, nhóm cần đảm bảo:
- Phân công công việc “chi
tiết”, “cụ thể”, “đo đếm được”. Cố gắng chia nhỏ gói công việc theo phạm vi
từng tuần/ngày.
- Ấn định lịch họp định kỳ để cập nhật tiến độ lẫn nhau.
Theo: Conmotsach
- Ấn định lịch họp định kỳ để cập nhật tiến độ lẫn nhau.
Theo: Conmotsach
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét